Благодарность – важная часть процесса привлечения средств, которая помогает удержать донора. Если у вас очень большая база доноров, выберите наиболее важные, крупные и перспективные пожертвования. Отправьте за них личные благодарности. Ассоциация фандрайзеров собрала для вас рекомендации международных экспертов, которые помогут правильно выстроить общение.
- Действуйте быстро и при этом будьте сердечны. Гораздо лучше отправить личное и мотивирующее письмо в течение 5-7 дней, чем безликую «дежурную» благодарность через 48 часов после пожертвования. Но не откладывайте письмо больше чем на неделю.
- Сделайте письмо максимально персонализованным. Начните с обращения «Дорогой Иван» или «Уважаемый Иван Иванович», а не с «Дорогой друг».
- Содержание письма должно соответствовать сделанному пожертвованию. Например, если это регулярный взнос, поблагодарите донора за систематическую поддержку и щедрость. Если пожертвование было сделано на конкретный проект, постарайтесь прикрепить к письму фотографию или документ, связанный с этим проектом.
- Убедитесь, что письмо посвящено донору, а не вам. Используйте местоимение «вы», чаще, чем «мы» или «я».
- Письмо не должно быть слишком длинным: максимум 3-4 абзаца и подпись.
- Скажите «спасибо» больше двух раз и добавьте фразу «благодаря вашему пожертвованию удалось...»
- Добавьте информацию о налоговых вычетах (подробности здесь).
- Не забудьте контактную информацию: некоторые доноры, вероятно, захотят больше узнать о вашей работе. Если вы указываете в письме электронную почту и телефон, это должны быть контакты конкретного человека.
- Добавьте к письму адрес своего сайта, где можно найти больше информации о проектах и вашей работе в целом.
- Поставьте правильную подпись. Желательно, чтобы благодарственное письмо исходило от руководства. Международная практика показывает, что «живая» подпись и текст, написанный от руки, положительно влияют на удержание доноров.
- Отредактируйте текст письма, исправьте ошибки, распечатайте его и прочитайте вслух. В документе должно быть все необходимое и ничего лишнего!
Чего лучше не делать: не просите повторить или увеличить пожертвование.
Если вы получили пожертвование от крупного донора, одного благодарственного письма и даже звонка может оказаться недостаточно.
- При общении с крупным донором положитесь на свою интуицию и постарайтесь догадаться, в какой форме ему хотелось бы получить благодарность. Возможно, ему неактуально публичное признание.
- Привлекайте к выражению благодарности руководство. Ещё до отправки письма или благодарности в любой другой форме руководитель должен связаться с донором и лично сказать, как важно для организации полученное пожертвование. Члены вашего попечительского совета также могут сказать свое «спасибо».
- Если вы можете встретиться с донором, поблагодарите его именно при личной встрече.
- Даже после того как вы поблагодарили донора и потратили пожертвование, оставайтесь на связи: регулярно отправляйте благотворителю краткую информацию о ходе реализации проекта или программы, которую он поддержал.
Для подготовки статьи были использованы следующие материалы:
«8 Things You May Be Doing to Turn Off Donors», Eden Stiffman, www.philanthropy.com/article/8-Things-You-May-Be-Doing-to/189955
«How Top Fundraisers Succeed: Thank Donors in Meaningful», Jennifer C. Berkshire, Wayswww.philanthropy.com/article/How-Top-Fundraisers-Succeed-/152757
«5 Ways to Go Beyond a Standard Gift Acknowledgment Letter», Maria Di Mento, www.philanthropy.com/resources/checklist/5-ways-to-go-beyond-a-standard/5693
«A 13-Point Checklist for Writing Better Thank-You Letters to Donors», Lisa Sargent, www.philanthropy.com/resources/checklist/a-13-point-checklist-for-writi/5373
☰
